Hur Synthesia automatiserade åtkomsthanteringen – och gav IT-teamet sin tid tillbaka
Synthesia är ett av världens snabbast växande bolag inom AI-genererad video. Med ett snabbt växande team och allt fler appar att hantera stod IT Ops inför ett välkänt problem: varje ny medarbetare behövde rätt åtkomst, och varje förfrågan tog tid.
Manuell hantering som inte skalade
Synthesias IT-team hanterade åtkomstförfrågningar manuellt. Medarbetare skickade förfrågningar ad hoc, IT fick bedöma och vidarebefordra, och i väntan på svar stannade produktiviteten upp. Det var varken skalbart eller hållbart för ett bolag i den tillväxttakten.
"IT requests were handled in Slack. We had an IT support channel and app access requests would get tracked in a Notion kanban board. As you can imagine, that's very manual, very tiresome."
Målet var tydligt: ett system där medarbetare själva kan söka rätt app, där godkännandeflöden sker automatiskt och där access provisioneras direkt. Inget krångel. Ingen onödig väntetid.
Rätt verktyg för rätt flöde
Synthesia utvärderade flera etablerade ITSM-plattformar. Freshdesk, Zendesk och ServiceNow stod alla på listan. Valet föll till slut på Jira Service Management, i kombination med Multipliers automatisering.
Anledningen var enkel: flexibiliteten att bygga precis det flöde Synthesia behövde, med en integration mot Okta som redan satt i deras infrastruktur.
Från idé till verklighet
Synthesia anlitade Findr för att ta lösningen från idé till verklighet.
Vi konfigurerade Jira Service Management för att passa Synthesias sätt att arbeta. Det innefattade en applikationskatalog via Multiplier HQ där medarbetarna kan bläddra bland godkända appar och skicka förfrågningar med ett klick.
Godkännandeflödena anpassades per avdelning och åtkomstnivå. Hela kedjan integrerades med Okta för att access ska kunna provisioneras automatiskt när ett ärende godkänns. Resultatet var ett system som känns enkelt för slutanvändaren och kräver minimal handpåläggning från IT — ett exempel på hur Enterprise Service Management kan se ut i praktiken.
IT Ops som bara fungerar
IT Ops-teamet på Synthesia är litet. Det är en styrka, men bara om flödena faktiskt fungerar utan konstant manuell insats.
Med den nya lösningen på plats hanteras åtkomstförfrågningar automatiskt från start till slut. Komplexa godkännandekedjar som tidigare tog dagar att navigera löser sig nu utan att någon behöver påminna någon. Medarbetarna får tillgång till rätt verktyg snabbare. IT-teamet kan fokusera på saker som faktiskt kräver deras kompetens.
"It's pretty remarkable that a team of four can run IT Ops of a billion-dollar company just by themselves with Multiplier."
Synthesias tillväxt fortsätter. Åtkomsthanteringen hänger med.
Verktyg och partners
Var befinner ni er i er Atlassian-resa?
Vi börjar alltid med att lyssna. Berätta om er situation så återkommer vi med en tanke.